Office / Operations Manager

Solliciteer nu

Office / Operations Manager

Space & Matter zoekt een hands-on en outgoing Office / Operations manager

Part-time of Full-time · 28-32 uur · Space&Matter

Over Space&Matter

Space&Matter is een ontwerpbureau in Amsterdam. Wij zijn pioniers in circulaire gebiedsontwikkeling, architectuur en visievorming, met duurzaamheid en maatschappelijke impact als onze kernwaarden. Je kent ons misschien van de circulaire broedplaats De Ceuvel, Het Sweets Hotel (in de Amsterdamse brugwachtershuisjes) en de drijvende wijk Schoonschip, maar ook grote woningbouwprojecten en tenders behoren tot ons portfolio.

Vanuit ons creatieve hart in Amsterdam werken wij met een internationaal team aan projecten die de wereld een beetje beter maken. Wij zijn trots op ons ecosysteem dat naast Space&Matter bestaat uit ventures zoals Common City, Crowdbuilding en BoomBuilds.

Wat maakt deze rol bijzonder?

Als Operations Manager ben je het gezicht van ons kantoor en speel je een cruciale rol in de dagelijkse operatie. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt, van het ontvangen van gasten tot het coördineren van de lunch en evenementen. Je bent de spil in de organisatie en werkt nauw samen met onze associates om een soepele bedrijfsvoering te garanderen.

Jouw verantwoordelijkheden

  • Verwelkomen en hosten van gasten, beheer van de keuken, telefoon en algemene mailboxen.

  • Bestellen van kantoorbenodigdheden en plannen van afspraken met opdrachtgevers.

  • Coördineren van de dagelijkse lunch en tweewekelijkse Pecha Kucha events met ons team en betrokken ventures.

  • Samen met de associates zorg dragen voor de Space&Matter community en het team.

Overige taken

Je aanvullende werkzaamheden liggen op het vlak van Operations, Finance, HR en IT.

  • Onderhouden van de financiële administratie en wekelijkse contacten met onze externe administrateur.

  • Beheren van software licenties en onderhoud van de digitale werkomgeving.

  • Regelen van reizen, inclusief vluchten, treintickets, deelauto's, hotels en reisdocumenten.

  • Opstellen van arbeidscontracten, monitoren van urenregistratie, bijhouden van algemene documenten, en assisteren bij de verslaglegging van halfjaarlijkse review gesprekken.

  • Contactpersoon voor leveranciers, go-to person voor gasten en het team.

Wat bieden wij?

  • Een inspirerende en creatieve werkomgeving binnen een divers team.

  • Een energieke, niet-hiërarchische en internationale werkomgeving.

  • Een divers takenpakket met veel ruimte voor eigen initiatief.

  • Flexibele werktijden verdeeld over 5 dagen met elke dag een gezonde lunch.

  • Marktconform salaris tussen €3.000 en €4.200 bruto per maand obv 40u, afhankelijk van ervaring.

  • Samenwerken met gelijkgestemden die streven naar een betere wereld.

Wat verwachten wij van jou?

  • HBO-niveau met enkele jaren relevante werkervaring, waarbij je veel verantwoordelijkheidsgevoel en een hands-on mentaliteit hebt laten zien.

  • Interesse in architectuur, circulariteit en/of ervaring met werken voor een ontwerpbureau is een pré.

  • Uitstekende communicatieve vaardigheden in zowel Nederlands als Engels.

  • Woonachtig in Amsterdam of omgeving.

  • Ervaring met Google Workspace, Simplicate en Exact is een pluspunt. Zo niet, dan bieden we je de ruimte om deze softwarepakketten snel onder de knie te krijgen.

    We zoeken een teamplayer en verbinder. Als je in staat bent om met enthousiasme en energie, op een flexibele en oplossingsgerichte manier, diverse taken op te pakken, dan zoeken we jou! Geen dag is hetzelfde!

Ben jij enthousiast?

Herken jij jezelf in deze rol en ben je klaar om deel uit te maken van ons team? Reageer dan zo snel mogelijk op deze vacature. We gaan direct in gesprek met interessante kandidaten en sluiten de vacature zodra we de juiste persoon hebben gevonden.

Join Space&Matter, together we thrive!